Jak můžou firmy ušetřit s hybridním modelem práce

Zatímco v České republice jsme s konkrétními propočty těchto možných úspor plynoucích z hybridního modelu práce teprve na začátku, jinde již doba pokročila a získaná data a čísla ukazují, že hybridní model práce se zcela jistě stane celosvětovým trendem (samozřejmě v těch odvětvích, kde takovou formu práce, např. z provozních důvodů, aplikovat lze).

Nelze očekávat, že pandemie Covid-19 byla poslední událostí, která narušila zažitý „pracovní normál“. Něco podobného se může stát kdykoli, ať již jde o přírodní katastrofy jako povodně, sněhové bouře, či vichřice, nebo situace podobné tomu, co jsme prožili v uplynulých letech. Pro společnosti, které nebudou na takové situace připraveny, může mít jakákoli podobná událost katastrofální důsledky.

Podívejme se nyní blíže na jednotlivé klíčové oblasti, které mohou generovat možné finanční úspory pro zaměstnavatele z pohledu dat z amerického trhu.

Zpráva Global Workplace Analytics hovoří o tom, že američtí zaměstnavatelé by díky hybridnímu modelu práce mohli ušetřit až 11 000 USD za každého zaměstnance za rok, který pracuje polovinu času doma.

Úspory podle zprávy pocházejí z 5 klíčových oblastí:

• Vyšší produktivita práce
• Snížené náklady na kanceláře
• Snížení absencí
• Snížená fluktuace zaměstnanců
• Vyšší kontinuita podnikání

Vyšší produktivita práce

Dojíždění do práce ubírá zaměstnancům jak čas, tak energii. Snížení každodenního dojíždění toto eliminuje a zvyšuje pracovní produktivitu. Ze zprávy Global Work Analytics vyplývá, že zaměstnanci stráví dojížděním do a z práce průměrně 55 minut denně. Dotázaní uvedli, že při práci doma v době pandemie 47 procent tohoto času na dojíždění věnovali navíc práci, což je 26 minut denně. Vynásobíme-li počtem pracovních dní, kdy zaměstnanci v hybridním modelu mohou pracovat z domova, dostaneme se k zajímavým číslům. Stejně tak lze počítat v případě drobných vyrušování při práci v kanceláři, která narušují koncentraci zaměstnanců. Podle výsledků zprávy nemá při práci v kanceláři čas na strategické a kreativní přemýšlení 82 procent dotázaných zaměstnanců. Výsledky také ukázaly, že denně tvoří drobná vyrušování v kanceláři 78 minut pracovního času každého zaměstnance, kdežto při práci doma činí tato vyrušování 43 minut.

Snížené náklady na kancelářské prostory

Během předchozích krizí se firmy snažily redukovat náklady na kancelářské prostory tak, že přesouvaly zaměstnance do velkých open space prostorů, což mělo za následek snižování koncentrace zaměstnanců, nárůst stresu i vyšší nemocnost. Většina firem si neuměla představit, že by zaměstnanci mohli pracovat z domova. Pandemie ukázala, že práce z domova je možná, ale ukázala také, že i sociální kontakt je pro většinu zaměstnanců nezbytný. Kombinace práce z domova a práce v kanceláři vnáší zcela nové pohledy na návrh kanceláří, ale snižuje požadavky na velikost prostor např. sdílením pracovních stolů. Zpráva Global Workplace Analytics ukazuje až na 25% úsporu nákladů v této oblasti.

Snížená absence

Až 70 procent neplánovaných absencí zaměstnanců je z důvodu rodinných či nemoci. Zpráva uvádí, že tyto absence se mohou využitím hybridního způsobu práce redukovat o 26-88 % a uvádí i konkrétní důvody:

• nižší riziko přenosu onemocnění
• v situaci, kdy se zaměstnanec necítí dobře, nevadí mu ale pracovat z domova
• často jsou zaměstnanci ochotni vrátit se k zaměstnavateli dříve např. při rodičovské dovolené, nebo nastoupit dříve po prodělaných operacích či jiných nemocech
• zaměstnanci jsou schopni si vyřídit osobní záležitosti, aniž by strávili vyřizováním celý pracovní den
• zaměstnanci se cítí spokojenější, protože mohou lépe sladit pracovní a osobní život

Snížená fluktuace zaměstnanců

Experti odhadují, že ztráta zaměstnance stojí firmu mezi 10 % až 213 % procenty jeho platu v závislosti na pozici, kterou zastává. Jsou za tím náklady na nový nábor, školení, nižší počáteční produktivita nového zaměstnance, může to ovlivnit i chování zaměstnanců a zákazníků, pokud firma přijde o klíčového zaměstnance. Možnost pro zaměstnance pracovat kdy a odkud chtějí stojí na špičce přání většiny zaměstnanců a pandemie ukázala, že toto přání je splnitelné. Zpráva Global Work Analytics ukazuje, že 82 % zaměstnanců by chtělo nejméně jeden den týdně pracovat z domova (ideál je 2,5 dne). Práce z domova za pandemie také ukázala, že při náborech nových zaměstnanců není nutné se omezovat z pohledu lokalit, a je možné zaměstnávat i osoby, pro které každodenní celodenní práce v kanceláři není možná nebo akceptovatelná z jiných důvodů. To umožnuje společnostem stát se atraktivními zaměstnavateli.

Vyšší kontinuita podnikání

Práce z home office, ať již v hybridním modelu, nebo plně vzdálená, umožňuje pak v případě nenadálých událostí zaměstnancům okamžitě pokračovat v práci pro svého zaměstnavatele. Zaměstnanci, kteří jsou na práci z domova připraveni, jsou schopni pak kdykoliv začít pracovat s vyšší produktivitou hned o začátku, dříve než ti, kteří tak nikdy nepracovali. Podle výsledků uvedených v The Business Case For Remote Work může možnost práce z domova v takovém případě snížit absenci o 26-88 %, ale už spodní hranice je obrovské zlepšení.

I v České republice některé společnosti počítaly úspory, kterých dosáhly z režimu plošné práce z domova v období lockdownu. Hovoří ale zejména o úsporách na služební cesty, firemní akce, školení nebo marketingové aktivity. Tyto úspory se ale vztahují k určitému období a s jako takovými jimi nelze příliš kalkulovat v budoucnosti – lidé se musí vzdělávat, pokud chce být firma konkurenceschopná. Tým je třeba budovat a posilovat. Marketing, pokud ho chápeme jako zdroj businessu, neustále „osekávat“ také nelze. Proto je určitě vhodnější soustředit se na úspory z pohledu výše uvedené zprávy, které mohou být trvalého charakteru, a neomezí růst společnosti a její konkurenční výhody.

Budoucnost práce je v hybridním modelu a společnosti na se na to potřebují připravit. A to jak po stránce organizační a personální, tak po stránce technické.

Poslechněte si více k tématu hybridní spolupráce na našich webinářích:

• Hybridní spolupráce: Proč právě s Microsoft Teams?
• Hybridní spolupráce: Proč je výběr zařízení důležitý?

Přečtěte si více v dalších článcích série o hybridní práci a spolupráci:

• Hybridní pracovní model jako nový standard
• Výhody a nevýhody hybridního pracovního modelu
• Co vše vzít v úvahu při hybridní spolupráci

Zdroje:

• The Business Case for Remote Work — For Employers, Employees, the Environment, and Society (2021), Global Workplace Analytics