„Tým, tým, tým, tým, tým. Prostě miluji říkat slovo tým. I na pracovním stole nemám fotografii rodiny, ale A-Team,“ říká Denholm Reynholm, v pro nás z IT, slavném seriálu IT Crowd.
Představme si v krátkosti nástroj a službu Microsoft Teams. Nástroj, který posouvá týmovou spolupráci na zcela novou úroveň. Úroveň, kterou jak zjistíte, potřebujete mít za standard. Standard, který IT může pomoci doručit, uživatelé využít, společnost zvýhodnit.
Obrázek 1: Microsoft Teams. Vše pro váš tým. Na jednom místě. Jednoduše.
Soustřeďte se
I malé vyrušení může vést až ke ztrátě 15 minut při změně myšlení mezi jednotlivými tématy.
Na jednom místě najdete vše, co váš tým potřebuje. A přestože můžete být zároveň na online schůzce, pracujete vždy jen na jedné věci. Nenechte se vyrušovat pomocí automatické změny stavu, pokud jste na schůzce či prezentujete.
Připněte si do týmu vše, co potřebujete. Webové stránky, dokumenty, projektové reporty, materiály, konverzace. Pomocí notifikací se udržte v přehledu, co se děje okolo vás. Zmínky kolegů, jaké známe ze sociálních sítí, pomohou odlišit příspěvky, na které je potřeba reagovat. Zrychlete zapojení nových kolegů díky historii aktivit v týmu na jeden klik. Pracujte nikoliv více, ale efektivněji.
Obrázek 2: Editace obsahu i při probíhající schůzce
Neobjevujte kolo
Nejmenovaná globální společnost v rámci interního průzkumu zjistila, že pokud by obchodní i technický tým měl všechny informace, které mají jeho jednotlivci, její obrat by se zvedl až o 40 %.
Uživatelé tráví příliš mnoho času hledáním. Protože nenacházejí. A následně tráví o to více času tvořením. Tvořením něčeho, co již před nimi někdo vytvořil. Zas. A znovu. A tak pořád dokola.
Učiňte tomu přítrž. Dokumenty i konverzace uložené v rámci Microsoft Teams jsou uložené bezpečně v SharePoint Online a OneDrive prostorech uživatelů. Ale vy nemusíte v zásadě vědět kde. Stačí zadat název dokumentu, klíčová slova. A ani to. Napište prostě do vyhledávání jméno kolegy či zákazníka. Výsledky ze všech míst na jednom místě.
Nemusíte totiž ani hledat správné políčko pro hledání. Hledejte v Teams, hledejte v prohlížeči Edge, hledejte ve Windows. Všechny políčka hledání vedou stejnému výsledku. K obsahu, který potřebujete.
Obrázek 3: Integrované vyhledávání Microsoft Search ve Windows 10
Jako doma
Společnosti přiznávají, že pro stejné úkoly a činnosti používají napříč organizací více aplikací. Aplikací, které mezi sebou nekomunikují, nesdílejí data a ztěžují život uživatelům.
Všechny týmy i společnosti mají něco společného. Potřebují spolupracovat. Sdílet informace. Zde jsou Teams nejsilnější. Zprávy, statusy, konverzace, dokumenty, aktuality, odkazy, aktuální úkoly, reporty, výkresy, návody, vše na jednom místě jednoduše k dispozici pro každého člena týmu. A třeba i externistu, který vám dodává grafické návrhy pro reklamu. Nebo právníka revidujícího smlouvy.
Každý tým může být unikátní. Strukturou, potřebami, užitím i aplikacemi. Využíváte další online aplikace? Napojte je na váš tým. Mějte CRM rovnou k ruce, když pracujete na nabídce. Jak vypadá návštěvnost webového obchodu a kolik zboží máme na skladě? Mějte po ruce data, kde a když je potřebujete.
Nabídněte uživatelům napříč společností ne deset, ale jednu aplikaci pro správu úkolů, projektů, financí, reportů, anket, průzkumů. Aplikace, které pomohou uživatelům. Kteří ztratí potřebu budovat šedé IT. Máte specifické potřeby, klidně zobrazte skladníkům jen plánek skladu a aktuální požadavky na výdej. Objednejte v hotelu údržbáře na správné patro a pokoj a dejte vědět recepční, že může informovat hosta o provedené výměně žárovky.
Obrázek 4: Integrovaný obchod s aplikacemi v Microsoft Teams
Na dálku i osobně
7 z 10 společností dnes nabízí práci z domova. Ale až polovina zaměstnanců využívající tento benefit se cítí znevýhodněna, pokud nejsou fyzicky přítomni na pracovišti.
Pomocí Microsoft Teams můžete naplánovat online schůzku s týmem kdekoliv, kdykoliv a odkudkoliv. Nemusíte čekat, až se sejdete v zasedací místnosti. A ať je uživatel přítomen doma, na pracovišti, nebo v zasedací místnosti, může být plnohodnotnou součástí schůzky.
Využijte sdílení plochy, prezentaci PowerPoint prezentací, kreslení na bílé plátno. Pomocí webové kamery zapojte všechny účastníky. Ale díky rozmazání pozadí už nebudete řešit, zda kolega sedí dnes v oblíbené restauraci či za stolem v kanceláři.
S automatickým připojením konferenční místnosti neřešíte, zda si ztišit mikrofon. A rozhodně na nikoho nezapomenete. Přizvat můžete rovnou celý váš tým. Který si může poslechnout záznam schůzky nebo prezentace ve chvíli dle jeho preferencí a potřeby i po jejím skončení. Nebo se jednoduše připojit z mobilního telefonu.
Obrázek 5: Microsoft Teams v zasedací místnosti
Bezpečnost jistotou
Více než 80 % útoků na společnosti a jejich digitální data souvisí s krádeží nebo únikem hesla uživatele.
Ať už jsou to požadavky, které si na vás klade GDPR. Nebo prostě nechcete, aby data vaší společnosti padly do nesprávných rukou. Konkurence či cizích útočníků. Nebo jednoho dne prostě nezmizely pod tíhou šifrovacího ransomware.
I v tomto se můžete na Teams v rámci Microsoft 365 spolehnout. Při přístupu si můžete vyžádat po uživateli druhého faktoru kromě samotného hesla. Například potvrzením notifikace na mobilním telefonu či opsáním jednorázového bezpečnostního kódu.
Zcela zablokovat přihlášení z nedůvěryhodných lokací, nebo naopak povolit otevření dokumentů jen z počítačů a zařízení, které máte pod kontrolou a explicitně jim věříte.
Všechna tato opatření ale uživatel nemusí ani vnímat do doby, dokud se chová standardně a přihlašuje se právě z firemního počítače, a právě z vaší kanceláře. Nemusíte narušit produktivitu, i když zabezpečíte vaše data i data zákazníků.
Obrázek 6: Podmíněný přístup chrání aplikace i data vaší společnosti
Cena lidová
Až 35 % společností nevyužívá služby, které si již v minulosti zakoupily.
Mnohé možná překvapí, že nárok na využití služby Microsoft Teams již mají. Většina plánů služeb Microsoft 365 totiž Teams aplikace obsahuje. Ať jako náhradu ryze komunikačního nástroje Skype for Business Online či jako centrální bod komunikace a moderní spolupráce ve společnosti.
A pokud zatím žádný Office 365 plán nevlastníte, existují i předplatné zcela zdarma pro menší společnosti. Jako začátek přerodu společnosti do digitální myslím ideální cenovka.
Vaše požadavky. Naše řešení.
Nástroj je jen začátek. Jeho správné použití přináší kýžené ovoce.
Přemýšlíte o Microsoft Teams jako nástroji vhodném pro vaši nyní již digitální společnost? Nejste si jisti s jeho nastavením nebo formou pořízení? Potřebujete pomoci s jeho adopcí a nastavením správného řízení či struktury? Přemýšlíte nad integracemi, které by rozvíjeli jejich funkčnost?
Nejen v těchto případech můžeme pomoci. Zajistíme licence formou pronájmu, správné nastavení nástroje, připravíme adopční kampaň na míru, vytvoříme aplikace pro vaše týmy. Od výkazů práce až po sledování provozu výrobní haly.
