Teams Premium

Představení

Když na začátku roku 2023 přišla společnost Microsoft na trh s nabídkou nových funkcí Teams Premium, nikdo netušil, jaký s tím bude sklízet úspěch. Jedná se o speciální licenci, která v sobě zahrnuje dnes už přes 30 nových funkcí v rámci Teams. Tyto nové funkce se snaží zpříjemnit dennodenní práci uživatele v Teams a správcům pomoct se zabezpečením a efektivnější správou. Teams Premium přinášejí vylepšení v následujících oblastech:

• Personalizovanější a inteligentnější schůzky a webináře.
• Vylepšená ochrana schůzek.
• Pokročilejší funkce pro správa a reporting IT oddělení.
• Pokročilejší virtuální události.

Smyslem tohoto článku není probrat všechny funkce jednu za druhou, ale upozornit čtenáře na ty nejzajímavější.

Personalizace schůzek

Teams Premium přinášejí několik zajímavých funkcí v oblasti schůzek, které uživateli mohou ulehčit práci a více se přizpůsobit jeho potřebám.

Šablony schůzek

Správce má nyní možnost nakonfigurovat a uživatelům přednastavit šablony schůzek, které pak uživatelé mohou rychle využít v kalendáři v Teams při plánování schůzek a nemusí přemýšlet, jak má být schůzka nastavena či zabezpečena. Šablony obsahují známé funkce, jako např. kdo může mít zapnutý mikrofon či kameru, jestli je schůzka automaticky nahrávaná, jestli je schůzka šifrována pomocí koncového šifrování E2EE (popsáno dále) a další.

Branding firmy

Pomocí politik Meeting Customization Policies je nyní možné schůzky vylepšit o vlastní obrázky pozadí, barvy a loga firmy, které se pak zobrazují při připojování do schůzky, v předsálí a v průběhu schůzky. To může organizacím pomoci vizuálně odlišit brand, oddělení, divize a případně další obchodní útvary či jednotlivé projekty. Může také posloužit k interním marketingovým kampaním, kdy obrázky pozadí mohou obsahovat nějaké sdělení či reklamu.

Centrální správa obrázků pozadí ve schůzkách

Správce může uživatelům pomocí politik Custom Background Policies přednastavit firemní obrázky pozadí do Teams schůzek, které pak mohou používat jako svoje vlastní pozadí při schůzkách. Pozadí může např. obsahovat oficiální logo firmy, tématiku propagovanou v rámci firmy (marketingovou kampaň) nebo nějakou příjemnou událost či období (Vánoce, Velikonoce apod.).

Vlastní scény do režimu Společně (Together Mode)

Pomocí nástroje Scenes Editor je nyní možné nadefinovat vlastní scény do režimu Společně (Together Mode) ve schůzkách a víc je tak např. připodobnit fyzickému prostředí interních prostor organizace nebo nějaké interní události (teambuilding, brainstorming apod.). Uživatelé se tak už nemusí spoléhat na přednastavené výchozí scény, které ne vždy reflektují potřeby dané schůzky.

Inteligentní schůzky

Oblast inteligentních schůzek přináší do Teams funkce poháněné umělou inteligencí (AI). Nejzajímavější jsou následující funkce.

Inteligentní souhrn

Inteligentní souhrn schůzky (nebo také někdy inteligentní rekapitulace) přináší do schůzek více produktivity a pohodlí a zároveň šetří čas uživatele. Tato funkce je schopna pomocí AI vytvořit:

• Rychlý souhrn schůzky ve formě poznámek s nejdůležitějšími body, které se na během schůzky probírali.
• Úkoly, které si účastníci schůzky mezi sebou rozdali nebo ke kterým se přihlásili.
• Rychlá navigace pomocí značek (@) na časové ose nahrávky, kde je vidět, kdy bylo zmíněno jméno uživatele.
• Záchytný bod na časové ose schůzky, kdy který uživatel mluvil.
• V případě nejasností je vždy možné se přepnout do přepisu (transkriptu) schůzky, kde je zachyceno slovo od slova.

Inteligentní souhrn schůzky je momentálně dostupný pouze v anglické jazyce. Podpora dalších jazyků by měla být k dispozici ke konci roku 2023.

Živé překlady titulků

Doposud bylo možné si při schůzce zapnout titulky k jednomu danému mluvenému jazyku. Teams Premium přinášejí novou funkci, a to možnost nechat si v reálném čase přeložit titulky do jiného jazyka. Každý účastník schůzky tak má možnost přepnout si titulky do svého preferovaného jazyka. Podporováno je kolem 40 jazyků včetně češtiny a slovenštiny. Tato funkce je hlavně vhodná v případě multijazyčných schůzek, což v nadnárodních společnostech bývá dost častým scénářem.

Vylepšená ochrana schůzek

Funkce Teams Premium se také snaží pomoci v oblasti zabezpečení a ochrany samotných schůzek. Zde je výčet nejzajímavějších bezpečnostních a dalších přidružených funkcí.

Balíčky politik Policy Packages

Jednotlivé Teams politiky je nyní možné seskupit do balíčků, tzv. Policy Packages, a ty přiřadit uživatelům, kteří sdílejí podobnou roli nebo mají něco společného. Tyto balíčky politik mají správcům pomoci zjednodušit a zefektivnit správu politik, ale také poskytnout konzistentnost při jejich aplikaci na skupiny uživatelů v rámci organizace.

Koncové šifrování E2EE ve schůzkách

Součástí Teams Premium je nová funkce koncového šifrování E2EE ve schůzkách, která staví na stávající technologii E2EE pro 1:1 VoIP hovory, jež společnost Microsoft představila v roce 2021 a které je součástí standardních licencí Teams. Koncové šifrování E2EE ve schůzkách má zabránit odposlechu a odchytávání informací v rámci schůzky. Žádná další strana, Microsoft nevyjímaje, nemá přístup k rozšifrované konverzaci. Během schůzky je takto zabezpečeno audio, video, sdílení obrazovky až do velikosti 50 účastníků. Aplikace, avataři, reakce, chat a Q&A nejsou šifrovány pomocí E2EE. Během schůzky, která je zabezpečena koncovým šifrováním E2EE, nejsou dostupné následující funkce:

• Živé titulky a přepis schůzky (transkript).
• Nahrávání.
• Režimy Společně, Velká galerie a připojení z druhého zařízení (režim Companion).
• Skupinové místnosti (Breakout rooms).
• PowerPoint Live.
• Excel Live.

Koncové šifrování E2EE ve schůzkách je momentálně podporováno jen na vybraných platformách (desktop a mobil), pro některé platformy bude tato funkce brzy k dispozici (Microsoft Teams Rooms on Windows, Surface Hub) a jiné nejsou podporované vůbec (web, VDI, CVI atd.).

Uživatelé vidí indikátor šifrování v levém horním rohu schůzky (štít se zámkem). Pod indikátorem je možné najít bezpečnostní kód, který slouží ke kontrole správného fungování E2EE. Pokud je kód u obou strany stejný, koncové šifrování E2EE je plně funkční.

Vodoznak

Obsah sdílený ve schůzkách je možné ochránit vodoznakem a ztížit tak práci potencionálním útočníkům, kteří by chtěli ze schůzky vynést citlivé informace. Vodoznak totiž přidává do chráněného obsahu emailovou adresu účastníka, která by se tak objevila na snímku obrazovky, pokud by jej útočník pořídil. Správce má také možnost ochránit vodoznakem i samotná videa účastníků.

Vodoznak je momentálně podporován jen na vybraných platformách (desktop a mobil), pro některé platformy bude tato funkce brzy k dispozici (Microsoft Teams Rooms on Windows, Surface Hub) a jiné nejsou podporované vůbec (web, VDI, CVI atd.)

Možnost řídit, kdo může nahrávat

Organizátoři schůzek mají nyní možnost určit při plánování schůzky, kdo bude mít oprávnění schůzku nahrávat, zdali Organizátor a spoluorganizátor nebo Organizátor a prezentující.

Sensitivity labels

Službu Sensitivity labels z oblasti Microsoft Purview Information Protection (někdy též překládanou jako Popisky citlivosti) je kromě ochrany dokumentů a emailů nyní také možné využít na ochranu schůzek v Teams. Pomocí Sensitivity labels je možné řídit následující nastavení schůzek:

• Kdo může obejít předsálí.
• Povolit volajícím přeskočit předsálí (Dial-in).
• Kdo může prezentovat.
• Kdo může nahrávat.
• Koncové šifrování E2EE ve schůzce.
• Automatické nahrávání.
• Vodoznak.
• Povolit či zakázat chat schůzky.
• Zakázat kopírování obsahu chatu do schránky.

Organizátoři schůzek mohou aplikovat Sensitivity labels při plánování schůzek z aplikací Outlook a Teams.

Ve chvíli, kdy schůzka začne, veškerá nastavení ze Sensitivity labels jsou vynucena. Účastníci schůzky vidí název labelu v záhlaví okna schůzky, hned vedle jména schůzky. Účastníci schůzky také mohou pod ikonou štítu se zámkem v levém horním rohu vidět zprávu vysvětlující, že byla aplikována nastavení ze Sensitivity labels.

Webináře

V oblastí webinářů, velkých schůzek a živých událostí se objevily následující zajímavé funkce.

Čekací listina a manuální schvalování

Teams Premium přinášejí v rámci pokročilých webinářů další funkce, které doplňují ty stávající dostupné ve standardních licencích Teams. K těmto pokročilým funkcím patří:

• Čekací listina, pomocí které dává organizátor možnost nastavit kapacitu účastníků webináře. Ti, co se dostanou nad tuto kapacitu, jsou automaticky přesměrováni na čekací listinu.
• Manuální schvalování pomáhá organizátorovi přímo ovlivnit, kdo se bude moct zúčastnit webináře v případě, že se uvolnilo místo.
• Vlastní začátek a konec registrace ohraničí období, kdy mohou registrace probíhat a usnadní tak plánování události.

Zelená místnost (Green Room)

Zelená místnost slouží jako virtuální přípravná místnost pro prezentující, kde jsou odděleni od účastníků schůzky a mohou se tak v klidu připravit na následnou prezentaci. Během čekání účastníci vidí uvítací obrazovku a mají možnost použít chat a Q&A. Ve chvíli, kdy je prezentující připraven, zmáčkne tlačítko Začít schůzku a dostane se tak do přímé interakce s účastníky.

Možnost řídit, co účastnící vidí

Aby nedocházelo ke zbytečnému rozptylování účastníků během semináře a ti se mohli plně soustředit na prezentovaný obsah, Teams Premium dávají organizátorovi schůzky možnost řídit to, co účastník uvidí. Organizátor může určovat, jaký sdílený obsah a který prezentující bude zobrazen.

Microsoft eCDN pro živé události

Služba Microsoft eCDN je nyní také součástí licencí Teams Premium. Tato služba pomáhá redukovat zátěž na korporátní sít při distribuci vysílání živé události (Teams Live Event). Microsoft eCDN najde využití hlavně v momentě, kdy se velká část účastníků nachází v interní síti firmy. Díky snížení zátěže na interní síť, a tím pádem vyšší dostupné kapacitě přenosové šířky pásma, je pro účastníky zážitek ze sledování živé události daleko příjemnější, a to bez zádrhelů, jako může být např. zasekávání či výpadky videa. V rámci eCDN je k dispozici speciální dashboard s analytikou.

Virtuální události

Virtuální události (Virtual appointments) jsou velmi oblíbenou funkcí pro plánování schůzek v B2C scénářích. Ty se využívají hlavně pro komunikaci s venkovním světem mimo organizaci, zejména při plánování schůzek se zákazníky či při rezervaci zdrojů. Virtuální události jsou k dispozici již nějakou dobu v rámci standardních Teams licencí. Teams Premium přinášejí do této služby další vylepšené funkce, jako jsou:

• Upomínky na schůzku pro externí účastníky prostřednictvím SMS (zatím dostupné pouze v US, Kanadě a UK).
• Vlastní branding událostí.
• Frontování událostí a vlastní čekárna u plánovaných schůzek a schůzek na vyžádání.

V Teams je k dispozici aplikace, ze které se rezervace schůzek dají příjemně ovládat, včetně monitorování front, analytiky a správy.

Externí účastník je před začátkem schůzky notifikován prostřednictvím SMS a pomocí jednoho tlačítka se může ke schůzce rychle připojit.

Licencování

Pokud vás tyto nové funkce zaujaly a chtěli byste se dozvědět více, včetně celého výčtu funkcí ve srovnání se standardními funkcemi Teams, licencování a Q&A, doporučuji se podívat na článek Microsoft Teams Premium licensing.