Microsoft Teams z pohledu adopce běžného uživatele

Microsoft Teams je z mého pohledu nejrychleji se rozvíjející aplikací celého kancelářského balíku Office Pro Plus. Aplikaci dnes aktivně používá okolo 20 miliónů uživatelů denně a jejich počet stále narůstá – napříč malými i velkými organizacemi. Microsoft Teams byl uvolněn v preview verzi před čtyřmi let a od té doby se stále zlepšuje, ale co uživatel a jeho adopce?

Uživatel a bezpečnost

Aplikace chytře využívá klíčové služby Office 365 a je také pevně ukotvena v jeho identitním systému. Díky této integraci uživatelé používají pro přihlášení stejnou identitu jako do ostatních služeb, a organizace tak mohou zjednodušit přihlášení do služby nasazením jednotného přihlášení (SSO). I z pohledu bezpečnosti má Teams hodně co nabídnout – možnost podmíněného přístupu, vícefaktorové ověřování, retence, klasifikace a další záležitosti. Všechny tyto pojmy jsou úzce spojené s touto službou. Většinu nastavení a zásad řídí samotná organizace. Ta by se měla snažit provozovat službu bezpečně s ohledem na její využívání, ale zároveň přívětivě směrem k uživatelům. Aktivní uživatelé jsou pro službu totiž to nejdůležitější a jen díky nim se může naplňovat samotný cíl celé platformy – moderní prostor pro skupinovou spolupráci.

Uživatelská adopce

Nová aplikace je změna jako každá jiná. Teams ovšem nejsou pouze novou aplikací, ale spíše evolucí v efektivní týmové spolupráci. Evoluce je obecně dlouhodobý a samovolný proces, v jehož průběhu se rozvíjí daná oblast. Stejně to platí i pro tuto službu, protože navazuje na dosavadní zkušenosti a moderní trendy. Uživatelé převážně používali Outlook a e-mailové zprávy, které již delší dobu zaostávají při použití pro komunikaci v reálném čase. To byl také důvod pro nasazení služby Skype poskytující chat, hovory a schůzky. Ani kombinace obou platforem ale nenaplňovala ve všech ohledech míru očekáváné efektivity spolupráce v kontextu skupiny uživatelů a vznikaly moderní skupiny pro snadnější sdílení dat a informací.

Všechny popisované oblasti a mnoho dalších byly motivací pro vznik Teams. Ty jsou již dnes ve všech ohledech pokročilejším nástupcem Skype for Business a přináší do spolupráce mezi uživateli naprosto nové možnosti. S evolucí je úzce spojená i adopce, která v konečném důsledku přináší kýžený přínos zvýšené uživatelské produktivity. Mnoho organizací podceňuje uživatelskou adopci, ačkoliv se jedná, podle mých zkušeností, o základ úspěchu. Organizace se často snaží poskytovat uživatelům celou paletu služeb potencionálně zlepšující vzájemnou spolupráci, ale někdy je jejich snaha spíše kontraproduktivní. Cílem je vnést do této problematiky lehkost, přehlednost i pravidla ve formě firemní komunikační strategie. Každá organizace i uživatel má vlastní specifika a nejspíše i rozdílné požadavky pro interní a externí komunikaci. Také může záležet na oddělení nebo pracovní pozici daného uživatele, a to všechno je třeba zvážit při způsobu nasazení a adopci nového kolaboračního nástroje. Někde je stále nejvhodnější e-mail, jinde je to telefonický hovor, k dispozici jsou firemní sociální sítě a celá řada dalších služeb. Obecně by měl být cílem uživatel pracující bezpečně s daty na správném místě. jeho počínání by mělo být efektivní a sám by měl mít z práce radost a cítit, že mu nástroje přináší užitek. Je to právě komunikační strategie a adopce napomáhající uživatelům profitovat z potenciálu aplikace. Spolupráce je v samé podstatě interakce mezi uživateli, kteří se musí umět domluvit a pochopit. Není to pouze jazyk, který jim v tom pomáhá, jsou to také nástroje a další prostředky, které musí být mezi nimi sdíleny.

Teams nabízí standardní možnosti komunikačního nástroje, který je dostupný napříč zařízeními v podobě desktopových, mobilních nebo webových aplikací. Základem provozu služby je přístup k internetu – za to ovšem nabízí vždy aktuální informace v reálném čase. Teams jsou poměrně komplexním nástrojem, který nabízí chat, hovory, schůzky, týmy, kanály, sdílení souborů, integrace s přídavnými aplikacemi a další zajímavé funkce. Přes velké množství funkcí se aplikace snaží být uživatelsky přívětivá a intuitivní – a myslím, že se jí to i daří. Samozřejmě jakákoliv adopce vyžaduje čas a stejně je tomu i zde. Organizace si mohou zvolit, zda budou poskytovat uživatelům všechny funkce a aplikace najednou, nebo je budou zpřístupňovat postupně.

Pokud se zaměříme na adopci ze strany běžného uživatele, který je dnes zvyklý používat Outlook i Skype, najdeme v Microsoft Teams několik příležitostí pro změny v jeho práci. Změny nemusí být vždy na první pohled pozitivní, uživatelé se jim často brání, a to je naprosto přirozená složka všeho živého. Argumentací může být fungující a zaběhlý systém, ale jak sami víme z přírody, naprosto vše se vyvíjí a my jsme toho součástí. Čas je v této situaci našim přítelem a měli bychom mu dát šanci ukázat svoji sílu. Nejvýraznějším prostorem pro změnu jsou jednoznačně týmy, které jsou speciálním místem sdružující uživatele (mohou být i externí) do skupiny nad určitým tématem. Týmy mohou reprezentovat projekt, oddělení, zákaznickou divizi či cokoliv podobného. Všichni členové týmu sdílí stejné informace, mohou komunikovat v reálném čase a svolávat pravidelné i ad hoc schůzky. Díky kanálům lze zajistit logické rozčlenění týmu na jednotlivá témata a umožnit uživatelům koncentraci jen nad agendou pro jejich činnost potřebnou.

Microsoft Teams v praxi

Určitě znáte situaci, kdy skupina uživatelů spolupracuje nad jedním dokumentem a vyžadují vzájemnou součinnost. Může jim pomoci e-mail, skupinový chat a samozřejmě OneDrive nebo SharePoint, aby si dokument neposílali stále dokola a existovala pouze jediná jeho kopie s aktuálními daty. Lze si představit velké množství scénářů, které budou v rámci komunikace tohoto typu velmi problematické a neefektivní. Například velké množství interakcí, které nejsou potřebné pro všechny členy, rychlost reakcí, adresace úkolů nebo ztráta informací z důvodu nepřehlednosti. Již tímto krátkým popisem je zřejmý prostor pro změnu i zlepšení. A to nezvažujeme ani scénář spolupráce nad složitějším projektem, kde bude jistě celá řada dokumentů, bohatá agenda okolo a skupina uživatelů měnící se v čase. Tým může uživatelům v těchto situacích velmi dobře pomoci. Vše bude na jednom místě napříč zařízeními, bude k dispozici celá historie všech interakcí, komunikační vlákna, záložky a adresace požadavků přes zmínky @kolegů budou pro součinnost přehlednější. Dokumenty můžou snadno následovat týmovou strukturu a bude možné s nimi pracovat i v kontextu souborů přes OneDrive klienta, který má řada uživatelů v oblibě. Tým může být přizpůsobován v čase potřebám týmu a reflektovat jejich aktuální členy. Integrace týmu s dalšími nástroji typu Planner přinášejí opravdu revoluční zlepšení vzájemné spolupráce – a to jsme stále v teoretické rovině. Praktické výsledky, které vidíme napříč organizacemi, potvrzují, že týmy zlepšují efektivitu i produktivitu běžných uživatelů pro vhodně zvolené scénáře spolupráce.

Nasazením Teams v organizaci zpravidla ubývá e-mailové komunikace. Uživatelé častěji využívají osobní chat, který již obsahuje historii veškeré komunikace, kde přidáním dalšího uživatele jednoduše vzniká chat skupinový. Skupinový chat se může pojmenovat dle charakteru jeho vzniku a je pak lépe dohledatelný v kontextu další komunikace. Konverzace si lze ukládat pro pozdější reakci nebo pro přehled o nedokončených úkolech. Tvorbu online schůzek, převážně organizovaných přes Outlook, má v řadě případů smysl přesunout do agendy v rámci Teams – a to díky dostupnosti uživatelského kalendáře a pomocníka pro plánování a také díky novým možnostem tvorby schůzek v kontextu týmu plánovaně nebo ad hoc. E-mailové zprávy mohou být posílány přímo do jednotlivých kanálů a typ komunikace mezi oběma systémy lze libovolně kombinovat. Probíhající schůzky lze jednoduše přepínat mezi zařízeními a sdílení obrazovky funguje i v kontextu těch mobilních. Karty aktivit usnadňují přehled o veškerých aktivitách, které jsou s uživatelem spojeny a za pomoci zrychlených voleb (např. /busy /save) poskytuje aplikace prvky pro rychlou manipulaci. Velké množství týmů a jejich aktivit mohou narušovat přehlednost i koncentraci uživatele, ale volby pro skrytí nebo změnu notifikací pomáhají řešit i takové situace. Ačkoliv aplikace i samotná služba má stále své nedostatky, plán produktu a komunita aktivních uživatelů (UserVoice) zaručuje neustálý vývoj. Takže se nebojme změny, zkusme objevovat krásy Teams a rozvíjet principy naší spolupráce 😉.