Office 365 – Díl III, aktivace uživatelů, správa licencí

Tento článek byl napsán exkluzivně pro TechnetBlogCZSK.

V minulém díle jsme si popsali několik z prvních a nezbytných kroků k zavedení a spuštění služeb Office 365. Zaměřili jsme se na samotné základy zprovoznění služby – tedy asociace doménových jmen k vašemu Office 365 účtu a výběru autentizace. Dnes si povíme víc o aktivaci uživatelů a správě licencí.

Díl III – Úvod

Po té, co jsme si zřídili účet služby Office 365, zaregistrovali naše DNS doménová jména a vytvořili, nebo nareplikovali do cloud directory naše uživatele, můžeme se začít zabývat tím, jak jednotlivé uživatele aktivovat. Aktivování uživatelů v praxi znamená několik velmi jednoduchých kroků, které ale mají zásadní dopad na celou službu z pohledu uživatele:

1. Nastavení hesla (výjimkou je použití scénáře s ADFS, kdy se hesla v cloud directory neřeší a dotazy na autentizaci jsou směřovány skrze ADFS trust na vaši on-premise Active Directory, viz předchozí díl) – zde pozor na jednu věc. V rámci Office 365 je nastavena jednotná politika hesel, které je pro všechny stejná a nedá se žádným způsobem měnit, či modifikovat pro konkrétní zákazníky!
2. Určení země, ke které uživatel náleží (toto je důležité pro výběr koncového datového centra, kde se budou uživatelova data nacházet)
3. Přiřazení licence, kterou bude uživatel používat – jinými slovy nastavení přístupu k jednotlivým službám Office 365

Díl III – Správa licencí Office 365

Abychom mohli našim uživatelům přiřazovat přístup k jednotlivým službám a určovat tak, co vlastně a jaké služby mohou v rámci Office 365 využívat, je potřeba jim přiřadit konkrétní licenci. Licence v rámci portálu správce Office 365 zaujímají samostatnou sekci, ve které máte možnost licence nakupovat, sledovat jejich splatnost a fakturaci a také finální přiřazení uživatelům, tedy počet licencí a kterých typů bylo kterým uživatelům přiřazeno.

• Nákup – v této sekci máte možnost nakupovat jednotlivé licence Office 365 dle vašeho uvážení. Co znamenají jednotlivé plány a jak se dají licence nakupovat, jsme si představili již v prvním díle, proto vás odkážu na něj

• Správa – v této sekci vidíme celkový přehled nakoupených licencí, jejich platnost a celkovou cenu

• Licence – zde můžeme centrálně sledovat využití nakoupených licencí a počet jejich přiřazení

Díl III – Aktivace uživatelů

Ať již uživatele v rámci cloud directory vytváříte „ručně“ (Microsoft Online ID), nebo jej replikujete z on-premise Active Directory pomocí nástroje Microsoft Directory Replikaction Tool, vždy budete muset v některém z kroků provést tzv. aktivaci uživatele. Aktivace se skládá z následujících několika kroků:

• Nastavení umístění uživatele – výběrem konkrétní země, ve které bude uživatel službu Office 365 využívat má vliv na umístění jeho dat v rámci Microsoft datových center a jednotlivé následné služby se mohou proto mírně lišit v závislosti na konkrétním regionu, dostupnosti služeb, či místních zákonů
• Přiřazení licencí – zde přiřadíte uživateli konkrétní licenci ze zakoupeného rozsahu v sekci „Předplatná“ a určíte tím, ke kterým službám bude mít uživatel přístup, které služby bude moci konkrétně využívat. V případě zakoupení „balíčkových“ programů (např. E1 – E4) si potom můžeme vybrat, zdali bude mít uživatel přístup ke všem službám, nebo jen vybraným (např. Exchange Online, apod.)

• Nastavení hesla – Pokud je uživatel nasynchronizován z on-premise Active Directory, je potřeba mu nastavit heslo (hesla se v rámci nástroje Directory Synchronization nástroje nesynchronizují!). Toto heslo může být následně zasláno na stávající emailovou adresu uživatele, a pokud správce takto nastavuje více účtů, tak si může nechat zaslat všechna hesla uživatelů souhrnně na svoji emailovou adresu v přehledném emailu. Takto zadaná hesla jsou jen na jedno použití a uživatel je musí při prvním přihlášením změnit a nastavit na své vlastní

Díl III – Závěr a co bude v dalším díle

Tím jsme dokončili všechny nezbytné kroky k zakoupení licencí, jejich přiřazení a aktivaci uživatelů a v zásadě nám nic nebrání službu Office 365 začít využívat. Příště se podíváme na jednotlivé online služby Office 365 a jejich správu a nastavení.

Martin Pavlis – KPCS CZ, s.r.o., pavlis@kpcs.cz