Exchange Server 2010 – Víc, než jen mail server

Článek byl napsán exkluzivně pro společnost DAQUAS.

Exchange jako centrum komunikace bez závislosti na klientovi

Z pohledu dnešních cloud technologií a výhledů IT do budoucna to vypadá, že Exchange tak trochu předběhl dobu… už před lety se tým zodpovědný za jeho vývoj rozhodl vydat cestou, ve které jsou všechna data uložena v databázích na serveru samotném (v tom tkví dnešní podobnost s cloudem) a uživatel si následně vybírá, pro něj v daný okamžik nejvýhodnější, komunikační nástroj. Jinými slovy mě nezajímá čím, jak a odkud se budu k Exchange připojovat, ale vždy se chci dostat ke stejným informacím, stejně kvalitní cestou. Jednou ze služeb Exchange, která tento proces maximálně zjednodušuje, je služba Autodiscover. Ta po uživateli v jakémkoli software komunikujícím s Exchange žádá znát pouze jeho emailovou adresu a heslo a o celou následnou konfiguraci se postará sama, zcela bez nutnosti dalšího vstupu ze strany uživatele. Je tedy opravdu jedno, zdali sedím u Outlooku na firemní LAN síti, zdali jsem na domácím Mac počítači a chci používat Outlook for Mac, nebo zdali se připojuji v internetové kavárně pomocí jakéhokoli internetového prohlížeče (opravdu jakéhokoli). Celý tento model podtrhují potom další zajímavé technologie, které jsou nedílnou součástí Exchange… např. synchronizační protokol ActiveSync je už součástí všech chytrých telefonů (jejich cena dnes začíná na cca 3 tisících) a díky němu můžeme synchronizovat obsah naší schránky s jakýmkoli mobilním zařízením, nebo v dnešní době velmi se rozmáhajícími tablety. A je jedno, zdali je to Nokia s operačním systémem Windows Phone, nebo iPhone či iPAD, případně některý z hardware výrobců prodávajících zařízení postavená na systému Google Android (např. HTC, Samsung, Acer, atd.). Pořád je to jen výběr toho, co se mi v daný okamžik hodí pro komunikaci nejlépe. To, že schůzka, kterou jsem si před několika okamžiky zapsal v Outlooku je téměř okamžitě dostupná na mém tabletu, nebo že kontakt na obchodního partnera, který jsem si před minutkou v kavárně napsal do telefonu se mi okamžitě nareplikuje do Outlooku, vytváří v nás, kteří moderní technologie musíme ppotoužívat, vlastně závislost. Jakmile si tyto zvyky osvojíme a přijmeme za samozřejmost, nechce se nám je opouštět ani za nic ;). Aby byl výčet možných komunikačních kanálů kompletní, nemohu nezmínit i možnost napojení Exchange na firemní telefonní ústřednu a následnou komunikaci s Exchange pomocí hlasu. Z poštovní schránky se tak stává také hlasová schránka s nepřijatými hovory, kterou mohu např. při jízdě do práce autem vzdáleně ovládat hlasem stejně, jako to děláme u hlasových schránek našich mobilních operátorů. Zde jen pozor na to, že tyto hlasové funkce jsou podporovány v mnoha světových jazycích, čeština a slovenština mezi ně ale nepatří.

Exchange jako korporátní nástroj na sdílení informací všeho typu

Díky tomu, že máme všechna data uložena na serveru, jsme jen krůček od toho, začít přemýšlet nad tím, jak tato data mezi uživateli nasdílet a získat tím další zajímavou funkcionalitu. Není problém tak zařídit, aby poštu jednoho uživatele mohl číst, zpracovávat nebo i odpovídat jeho jménem někdo jiný (např. vedoucí pracovník a jeho asistent/ka). Mnohem běžnější je ale v Exchange využití menšího, resp. přehledového sdílení dat napříč všemi uživateli. Každý uživatel, který si do kalendáře bude zapisovat svoje pracovní, nebo i osobní aktivity, automaticky všem ostatním v rámci Exchange organizace sdílí přehledovou formou informaci o tom, že už v kalendáři něco má, že už v tomto čase vykonává nějakou aktivitu… samozřejmě se nemusíte bát o bezpečnost vašich soukromých informací, standardně se sdílí jen základní informace o tom, zdali máte volno či ne, případně zdali jste v práci, či mimo ni. Svolání jakékoli skupiny lidí na nezbytný meeting je tedy otázka chvilky – Exchange sám najde a vybere nejvhodnější čas všech zúčastněných. Pokud si k tomu přidáte možnost založit kromě schránky uživatele i další, infrastrukturní mailboxy typu zasedačka, projektor, nebo např. vozidlo, je plánování času opravdovou hračkou. Přidejte si k tomu možnost sdílení dalších dat – např. v obchodním týmu seznam firemních kontaktů, nebo v případě helpdesku emailovou komunikaci a zjistíte, že Exchange již dávno není jen o doručování emailových zpráv, ale že se pomalu stává centrální komunikační platformou pro sdílení některých dat a management nástrojem pro řízení lidí a potřebných zdrojů.

Exchange jako mail server

Abychom neopomenuli to, že Exchange jen tak mimochodem opravdu ještě stále posílá a doručuje obyčejné poštovní zprávy, můžeme si nastínit i jeho schopnosti v této oblasti… Představte si, že na straně serveru máte možnost dělat stejná pravidla jako v Outlooku, ale s dopadem na všechny zprávy, které skrze server procházejí. Není proto problém zajistit, aby např. každá zpráva, která opustí vaši společnost, byla opatřena nezbytným podpisem, kdy data do tohoto podpisu se budou dynamicky brát přímo z Active Directory hodnot (např. telefon, jméno nadřízeného, atd.). Máte-li naopak obavu z toho, že pomocí emailu uniknou z vaší společnosti cenná data, můžete si nechat v rámci průchozích zpráv (včetně jejich příloh nejen ve formátu Microsoft Office) vyhledávat konkrétní frázi (např. „KPCS interní“) a pokud je taková zpráva identifikována, předat ji zodpovědnému pracovníkovi ke schválení či zamítnutí, nebo ji rovnou zamítnout a nedoručit. Možností je mnoho, jedna lepší, než druhá.

Závěr

To, co jsem se snažil během předchozích několika odstavců nastínit je to, že tento produkt již zdaleka není jen o posílání poštovních zpráv, ale právě naopak – jedná se o ucelenou komunikační platformu, která nabízí nepřeberné možnosti nasazení a škálování, vhodnou pro jakéhokoli zákazníka.